LINEE-GUIDA DIRETTIVA

PER L’EFFETTUAZIONE DEI CONTROLLI

SULLE AUTOCERTIFICAZIONI

APPROVATO CON DELIBERA DELLA GIUNTA MUNICIPALE N. 301 DEL 9.10.2000

PUBBLICATO ALL’ALBO PRETORIO DAL 15.10.2000 AL 29.10.2000

RISCONTRATA LA LEGITTIMITA' DAL CO. RE. CO. - SEZIONE PROVINCIALE DI CATANIA NELLA SEDUTA DEL 6.11.2000 PROT. N. 4088

RIPUBBLICATO ALL'ALBO  PRETORIO DAL 30.11.2000 AL 14.12.2000

ENTRATO IN VIGORE IL 15.12.2000


ART.  1 - DEFINIZIONI

1.         Ai fini della presente linee-guida direttiva, adottata in esecuzione del D. P. R. 20.10.1998, n. 403 e della circolare del Ministro per la Funzione Pubblica del 22.10.1999, n. 8/99 per l’effettuazione di   controlli puntuali e a campione sui contenuti delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà, sono utilizzate le seguenti definizioni:

a)         Dichiarazione sostitutiva di certificazione (di seguito rappresentata con l'acronimo DSC): è la dichiarazione resa per sostituire attestazioni e certificati prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni;

b)         Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (di seguito rappresentata con l'acronimo DSAN): è la dichiarazione con la quale vengono ad essere rappresentati, dal diretto interessato, fatti, stati o qualità personali che non sono rilevabili da certificazioni, pubblici registri e simili, albi od elenchi, ma che riguardando la sfera personale dell'interessato sono da questo resi in termini di assoluta evidenza attraverso un processo formalizzato;

c)         Documento amministrativo: deve essere inteso come documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

d)         collegamenti informatici: sono i collegamenti tra banche-dati o tra sistemi complessi di gestione delle reti locali che consentono uno scambio di dati attraverso trasmissioni in rete o mediante digitalizzazione delle informazioni;

e)         collegamento per via telematica: è l'inoltro di un documento mediante l'utilizzo di moderne tecnologie di comunicazione, non ricomprese tra quelle informatiche;

f)          controllo: è l’attività finalizzata a verificare la corrispondenza tra informazioni rese da un soggetto ed altre informazioni in possesso della stessa Amministrazione procedente o di altre Pubbliche Amministrazioni.

ART.  2 - OGGETTO E FINALITA'

1.         La presente linee-guida direttiva disciplina i controlli sulla veridicità dei contenuti delle dichiarazioni sostitutive di certificazione DSC e delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà DSAN presentate all'Amministrazione Comunale, nonché‚ quelli effettuati su dati ed informazioni di proprie banche-dati al fine di collaborare con altre Pubbliche Amministrazioni per la realizzazione di riscontri su dichiarazioni presentate alle stesse.

2.         I controlli effettuati dai Servizi dell'Amministrazione sulle DSC e sulle DSAN, nonché‚ i riscontri per altre Pubbliche Amministrazioni su proprie banche-dati sono finalizzati a garantire la massima efficacia dell'azione amministrativa e la repressione di eventuali abusi in relazione all'ottenimento di provvedimenti e/o benefici.

ART.  3 - TIPOLOGIA DEI CONTROLLI

1.         I controlli, effettuati dai Servizi dell'Amministrazione Comunale sulle DSC e sulle DSAN ad essi presentate per l'attivazione di procedimenti, finalizzati all'ottenimento di benefici, agevolazioni, servizi, così come definito dal D. P. R. 20.10.1998, n. 403,  devono essere svolti con due forme di verifica:

a)         Il controllo puntuale riguarda i singoli casi, qualora sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità dei contenuti delle dichiarazioni, per i quali si renda necessaria l'attivazione di verifiche e riscontri sui contenuti delle stesse.

b)         Il controllo a campione è effettuato su un numero determinato di dichiarazioni, rilevate in percentuale sul numero dei procedimenti complessivi avviati, determinato dall'Amministrazione anche in relazione alla rilevanza degli effetti prodotti.

2.         I controlli puntuali ed i controlli a campione sono tra loro complementari, pertanto lo sviluppo di controlli puntuali rispetto a DSC e DSAN presentate per particolari procedimenti non esclude che rispetto al particolare ambito di attività siano realizzati anche controlli a campione.

3.         Gli operatori dell’Amministrazione devono eseguire i controlli in modo da evitare che vengano eseguiti due volte sulle medesime dichiarazioni e di garantire la reale efficacia di quelli eseguiti.

ART.  4  - TEMPISTICA DEI CONTROLLI

1.         I controlli devono essere effettuati, per consentire la garanzia dell’efficacia dell’azione amministrativa:

a)         entro il termine massimo di 15 giorni dall'avvio del procedimento per il quale sono state presentate le DSC e DSAN, in caso di. controllo puntuale;

b)         entro il termine massimo di 30 giorni dalla data presa a riferimento per l'attivazione della verifica in caso di controlli a campione.

ART. 5  - ERRORI SANABILI E IMPRECISIONI RILEVABILI NEI CONTROLLI

1.         I controlli sulle DSC e sulle DSAN devono essere anzitutto finalizzati a rilevare la presenza di errori e/o imprecisioni sanabili.

2.         Qualora nel corso dei controlli siano rilevati nelle DSC e DSAN prese in esame dal Servizio procedente errori e/o imprecisioni sanabili, i soggetti interessati devono essere invitati ad integrare le dichiarazioni entro un adeguato termine, che sarà stabilito dal Responsabile del Servizio in relazione allo stato di avanzamento del procedimento.

3.         Al fine di poter realizzare l'integrazione dell'elemento informativo errato e/o impreciso, se sanabile, il Responsabile del Servizio procedente dovrà pertanto verificare:

Ø      l'evidenza dell'errore;

Ø      la sua non incidenza effettiva sul procedimento in corso;

Ø      la possibilità di essere sanato dall'interessato con una dichiarazione integrativa.

ART.  6 - PRESUPPOSTI PER L’ATTIVAZIONE DELLE PROCEDURE DI CONTROLLO

1.         Qualora le dichiarazioni sostitutive di certificazioni rese all’Amministrazione facciano ritenere che sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto o per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà si rilevi la necessità di controllare la veridicità degli elementi rappresentati nelle medesime, gli uffici procedenti della stessa amministrazione sono tenuti a effettuare idonei controlli sulle stesse.

ART.  7 - OGGETTO DEI CONTROLLI

1.         La scelta delle DSC e delle DSAN da sottoporre a controllo deve essere effettuata sulla base di tipologie di procedimenti amministrativi per i quali sono rese, rientranti tra quelle di seguito indicate:

a)         procedimenti per i quali le informazioni rese hanno natura particolarmente complessa o caratterizzazione tecnica specifica;

b)         procedimenti finalizzati ad ottenere benefici di natura economica od assimilabili;

c)         procedimenti nei quali le informazioni rese comportano priorità in confronti concorsuali e/o concorrenziali;

d)         procedimenti finalizzati al rilascio di licenze, concessioni ed autorizzazioni in settori nei quali le informazioni rese costituiscano discriminante per il provvedimento finale o per lo svolgimento dell'attività;

e)         procedimenti di gara, a fronte dell’importanza delle informazioni rese per la partecipazione alla procedura di selezione del contraente.

2.         I Responsabili di Servizio provvedono, con proprio provvedimento, a determinare, all'inizio di ciascun anno, le specifiche tipologie di procedimenti rispetto ai quali saranno effettuati i controlli sulle DSC e sulle DSAN, tenendo conto del numero relativo di procedimenti per anno e dell'incidenza dei procedimenti sul quadro di risorse specifiche del Servizio.

ART. 8 - MODALITA' E CRITERI PER L'EFFETTUAZIONE DEI CONTROLLI PUNTUALI

1.         I controlli puntuali sono condotti in relazione a DSC e DSAN per le quali i contenuti hanno un rilevante grado di complessità in ordine alle informazioni rese oppure quando riguardano attestazioni e certificazioni con forte grado di criticità in relazione al riferimento ad una situazione consolidata e certa.

2.         I controlli puntuali sulle DSC devono essere effettuati con particolare riguardo per le situazioni dalle quali emergano elementi di incoerenza palese delle informazioni rese, di inattendibilità evidente delle stesse, nonché di imprecisioni e omissioni nella compilazione tali da far supporre la volontà del dichiarante di rendere all'Amministrazione solo dati parziali e comunque in. modo tale da non consentire all'Amministrazione stessa adeguata e completa valutazione degli elementi posti alla sua attenzione.

3.         I controlli puntuali sulle DSAN sono sviluppati con particolare riguardo per le situazioni dalle quali emergano 1'indeterminatezza della situazione descritta e l’impossibilità di raffrontarla a documenti o a elementi di. riscontro paragonabili, oppure qualora sia evidente la lacunosità della dichiarazione rispetto agli elementi richiesti dall'Amministrazione per il regolare svolgimento del procedimento.

4.         In caso di segnalazioni pervenute all’Amministrazione da parte di altre pubbliche amministrazioni su problematiche inerenti alle dichiarazioni mendaci rilasciate da un soggetto che ha attivato procedimenti presso la stessa, l’operatore del servizio interessato può sottoporre a controllo e verifica incrociata le informazioni rese da tale soggetto per simili procedimenti con DSC e DSAN.

ART. 9 - MODALITA' E CRITERI PER L'EFFETTUAZIONE DEI CONTROLLI A CAMPIONE

1.         Le verifiche e i riscontri per l’effettuazione dei controlli a campione devono essere orientati su tre tipi di oggetti:

a)         informazioni contenute in DSC e DSAN relative a procedimenti con elevato volume di gestione;

b)         informazioni contenute in DSC e DSAN relative a procedimenti che, seppure con volume di gestione limitato, presentano profili di notevole rilevanza per l’amministrazione;

c)         informazioni contenute in DSC e DSAN relative a procedimenti con finalità autorizzatorie o concessorie.

2.         I controlli a campione sui contenuti delle DSC e delle DSAN devono essere effettuati su un congruo numero di dichiarazioni, determinato in percentuale sul numero complessivo delle stesse presentato per particolari categorie di procedimenti amministrativi, costituente base sufficientemente indicativa per la valutazione della correttezza dei comportamenti di relazione dei soggetti dichiaranti nei confronti dell’Amministrazione Comunale.

3.         La percentuale di DSC e DSAN da sottoporre al controllo a campione è determinata dal Responsabile di Servizio con propria determinazione, all'inizio di ogni anno, e può essere variata dallo stesso, in aumento o in diminuzione, in relazione a mutamenti del quadro funzionale di riferimento od organizzativo generale dell'Amministrazione.

4.         La percentuale di DSC e DSAN da sottoporre al controllo a campione non può comunque essere determinata in un dato, riferito ai documenti contenenti le stesse per l’attivazione dei procedimenti, inferiore al:

10% delle istanze presentate nel corso dell’anno per procedimenti riferibili agli oggetti di cui al precedente punto 1 lettera a);

30% delle istanze presentate nel corso dell’anno per procedimenti riferibili agli oggetti di cui al precedente punto 1 lettera b);

15% delle istanze presentate nel corso dell’anno per procedimenti riferibili agli oggetti di cui al precedente punto 1 lettera c).

5.         La scelta delle istanze con DSC e DSAN da sottoporre a controllo a campione può essere effettuata:

Ø      con sorteggio periodico, riferito ad un certo numero di istanze presentate nel periodo individuato come base temporale di riferimento sulla quale riportare le attività di controllo;

Ø      con sorteggio definito su basi di individuazione numeriche (una pratica ogni n. cinque presentate);

Ø      con definizione del campione in ordine a tutte le istanze presentate in un certo giorno/settimana/mese, se tale determinazione consente il rispetto dei parametri di cui al precedente punto 3.

ART.  10 - MODALITA’ OPERATIVE DI SVOLGIMENTO DEI CONTROLLI

1.         I controlli devono essere effettuati in modo tale da riportare le informazioni rese nella DSC o DSAN presa in esame a confronto con:

Ø      dati certi, attestabili o certificabili per la DSC;

Ø      elementi documentali o probatori attestanti o comprovanti il fatto, stato o qualità riportato nella DSAN.

Il riscontro deve essere effettuato in modo da poter acquisire elementi da porre a confronto aventi le seguenti caratteristiche:

Ø      completezza del dato certificabile;

Ø      esaustività dell’informazione riferita a situazioni complesse;

Ø      vicinanza temporale con il momento di conferimento dell’informazione all’amministrazione.

2.         Per i controlli su richiesta di altre amministrazioni o di altri servizi dell’amministrazione procedente, la verifica deve essere condotta tenendo conto della finalità richiesta ed evitando improprie soluzioni di confronto comportanti trattamenti con eccedenza di dati.

3.         I controlli a campione devono essere realizzati con periodicità cadenzata e possono essere integrati con i controlli puntuali.

4.         I controlli sulla veridicità delle DSC e/o DSAN possono essere effettuati anche nell’ambito di attività di verifica e di riscontro ordinario delle pratiche documentali a fronte di un riesame documentale istruttorio degli atti elaborati.

5.         Nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico, ai sensi dell’art. 2 comma 3° del D. P. R. 20.10.1998, n. 403, l’Amministrazione procedente entro 15 giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente.

In tale caso, per accelerare il procedimento, l’interessato, pur non avendo un preciso onere in tal senso, allo scopo di collaborare con l’Amministrazione procedente, può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, una copia fotostatica, ancorché non autenticata, dei certificati di cui sia in possesso.

6.         Si può procedere anche ad un confronto dei dati e delle particolari informazioni contenute in DSC e DSAN per un particolare procedimento con DSC e DSAN rese dal medesimo soggetto in relazione ad altri procedimenti amministrativi attivati presso l’amministrazione comunale.

7.         Gli uffici ed i servizi comunali possono procedere a verifiche e controlli incrociati di dati e informazioni resi in DSC e DSAN anche mediante confronto con dati e informazioni riguardanti il soggetto interessato, acquisiti da altri settori del Comune per differenti attività istituzionali.

ART.  11 - RELAZIONI CON ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

1.         I Servizi dell'Amministrazione Comunale che attivano procedimenti di controllo sulle DSC e DSAN devono sviluppare ogni atto utile a definire rapporti, formali ed informali, con altre Amministrazioni Pubbliche al fine di facilitare gli scambi di dati necessari per i controlli incrociati, nonché‚ a definire e/o formalizzare procedure tecnico-operativo per instaurare relazioni con altre Pubbliche Amministrazioni, volte a facilitare le conferme dei dati per i quali il servizio interessato chiede il riscontro.

2.         L'acquisizione dei dati e delle informazioni necessari per l’effettuazione dei controlli presso le Pubbliche Amministrazioni competenti al rilascio di corrispondenti certificazioni deve essere accompagnata da conferma scritta della stessa Amministrazione certificante, comprovante, gli elementi rappresentati e/o richiesti dal Servizio procedente.

3.         Qualora il complesso di dati ed informazioni sia tale da comportare rilevante impegno organizzativo ed economico sia per l'Amministrazione Comunale che per le Pubbliche Amministrazioni interessate, le relazioni istituzionali dovranno essere formalizzate con specifici protocolli d'intesa tecnico-operativi o con convenzioni.

ART. 12 - CONTROLLI DIRETTI ED INDIRETTI PRESSO ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

1.         I Servizi dell'Amministrazione Comunale possono attivarsi, in base ai rapporti definiti in forza del precedente art. 10, presso altre Pubbliche Amministrazioni per l'effettuazione di verifiche, dirette ed indirette, finalizzate ad ottenere elementi informativi di riscontro per l'efficace definizione dei controlli a campione e dei controlli puntuali sulle DSC e sulle DSAN.

2.         Le verifiche dirette sono effettuate dal Servizio procedente accedendo direttamente alle informazioni detenute dall'amministrazione certificante, anche mediante collegamento informatico tra banche dati.

3.         Le verifiche indirette sono effettuate quando il Servizio procedente ha necessità di acquisire informazioni di riscontro su una o più autocertificazioni, e, pertanto, deve attivarsi presso i competenti uffici dell'Amministrazione certificante affinché‚ questi confrontino i dati contenuti nell’autocertificazione con quelli contenuti nei propri archivi.

ART. 13 - CONTROLLI EFFETTUATI DALL'AMMINISTRAZIONE COMUNALE PER CONTO DI ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

1.         I Servizi dell'Amministrazione Comunale possono svolgere verifiche indirette od agevolare verifiche dirette, anche mediante collegamenti informatici e telematici, per conto di altre Pubbliche Amministrazioni, secondo le modalità di rapporto indicate dal precedente art. 9.

2.         Quando all'Amministrazione Comunale sono trasmesse, sia in modo formale che informale, segnalazioni da parte di altre Pubbliche Amministrazioni su profili di dubbio riguardanti dichiarazioni mendaci rilasciate da un soggetto che ha attivato procedimenti presso la stessa, il Responsabile del Servizio interessato può sottoporre a controllo e verifica incrociata le informazioni rese da tale soggetto per simili procedimenti con DSC o DSAN.

3.         Lo stesso Responsabile di Servizio è tenuto a rendere all'Amministrazione Pubblica richiedente le informazioni dovute nel termine da questo stabilita e, comunque, non oltre quindici giorni dal ricevimento della segnalazione.

ART. 14 - PROVVEDIMENTI CONSEGUENTI A RILEVAZIONE DI FALSE DICHIARAZIONI

1.         Qualora l'addetto al controllo dei contenuti delle DSC e delle DSAN rilevi, in sede di verifica, elementi di falsità nelle dichiarazioni rese da un soggetto all'Amministrazione Comunale, è tenuto ad attivarsi al fine di adottare egli stesso o di far adottare dal soggetto competente ogni provvedimento necessario per dar corso all'applicazione dell'art. 26 della legge n. 15/1968, con la rilevazione della sussistenza di presupposti probatori per il reato punito dall’art. 483 del codice penale.

2.         L'addetto al controllo, in qualità di pubblico ufficiale, rilevando falsità o mendacio, ha l'obbligo di inoltrare segnalazione alla Procura della Repubblica presso il Tribunale competente allegando copia autenticata della dichiarazione e indicando gli elementi di falsità riscontrati.

3.         Il Responsabile del Servizio procedente al controllo e competente per il procedimento interessato dalla DSC o DSAN con eventuali dichiarazioni false è tenuto ad adottare ogni provvedimento necessario a far venir meno i benefici conseguiti dal soggetto falsamente dichiarante.

ART.  15 - OSSERVANZA DI NORME

1.         Per quanto non espressamente previsto nella presente direttiva, saranno osservate le norme statali contenute nel D. P. R. 20.10.1998, n. 403 e successive modifiche ed integrazioni e tutte le circolari emanate dallo Stato e dalla Regione Siciliana sulla materia.

            Le norme di legge e le disposizioni emanate successivamente dallo Stato e dalla Regione aventi effetti modificativi e/o integrativi della presente direttiva prevalgono, in quanto applicabili, sulla stessa e, pertanto, vanno osservate nelle more della modifica della presente da parte dei competenti organi.

2.         Dalla data di entrata in vigore della presente direttiva si intenderanno abrogate tutte le norme di questo Comune in contrasto con essa nonchè ogni altra disposizione incompatibile.

ART.  16 - ENTRATA IN VIGORE E PUBBLICITA'

1.         La presente direttiva deve essere tenuta a disposizione del pubblico nell'U. O. “Segreteria Generale” - Ufficio Trasparenza, ai sensi della vigente normativa in materia.

Appositi avvisi e locandine saranno tenuti costantemente esposti in ogni ufficio e nell’ambito della Sede municipale, allo scopo di consentire la più ampia diffusione e la migliore conoscenza generale della normativa oggetto della presente direttiva.

2.         La presente direttiva entrerà in vigore dalla data di esecutività della deliberazione della Giunta Municipale e la pubblicazione di legge.